会計ソフトの勘定科目は「数字の科目コード」で入力した方が良い




大学卒業後に入社した一般企業で、入社後は経理部に配属されました。そこでの最初の仕事が、3桁の数字の勘定科目コード(以下、「数字科目コード」と言います。)を覚えることでした。例えば、「雑費」なら「539」、「売掛金」なら「131」などのように、勘定科目名称とそれに紐づく数字科目コーを覚えることでした。入社した会社の会計システムの仕様がそのようになっていたので、どうしても数字科目コーを覚えないことには仕事にならなかったのです。

私が税理士業界に入ったのは約13年前です。そこで初めて科目コードで入力しない方法があることを知りました。しかも、結構な比率の人達が、数字科目コード以外の方法で勘定科目を入力していました。例えば、ローマ字で入力する方法です。「雑費」なら「zatu」となります。他には、科目の選択窓から科目を選択する方法です。これは、科目数が多いと探すのに時間がかかります。

それまでは、科目の入力といえば、数字科目コードで入力する方法が常識だったので、そのような状況に非常に驚いた記憶があります。確かに数字科目コード入力は最初に覚えるのに少し時間がかかりますが、一旦覚えれば、勘定科目の入力が非常に早く楽になります。

最初に購入したのは、エプソンの財務応援

通常、税理士事務所を開業する際にまず最初にすることが、会計ソフトの選定です。私の場合は、やはり最も重視したのが数字科目コードで入力できるかどうかでした。そこでいろいろ探していると、エプソンの財務応援がそのような仕様になっていました(ローマ字入力する方法や科目一覧から選択する方法も可能です)。

結果、購入したのは、エプソンの財務応援でした。財務応援はデフォルト設定で、数字科目コードで科目を入力するのに適した仕様になっていました。エプソンという企業の安心感もありました。

弥生会計では「サーチキー数字」が数字科目コード入力

中小企業が使う会計ソフトで最も市場シェアの高い会計ソフトは弥生会計ではないでしょうか。その弥生会計17の科目入力は4つの方法から選ぶことができます。
1 検索窓から科目を選ぶ方法
2 ローマ字入力
3 科目コードの数字で入
4 任意の文字列

弥生会計17で、 数字科目コードで勘定科目を入力するには、「環境設定」の「サーチキー設定」というところから、「サーチキー数字」を選択することで、数字科目コードの入力方法が可能となります。なので、財務応援やJDLなど、他のメーカーの会計ソフトからでも比較的移行がしやすいと言えます。
弥生会計サーチキー設定

ローマ字入力ではなく、やはり数字科目コード入力の方が良い

数字科目コード入力が良いというと、必ず「いや、入力ならローマ字入力の方が早い」と言われます。確かに、慣れればローマ字入力も早いかもしれませんが、やはり、非効率だと思います。その理由は、例えば弥生会計の場合、ジャンプ方式の設定だと支払手数料を入力するのに、支払手形も表示されてしまいます。また、フィルタ方式でも「shi」で始める関係のない科目まで選択窓に表示されてしまいます。

サーチキー数字の場合でも、同様に関係ない科目まで表示されるのですが、その数はローマ字入力より少ないと思います。これは、単に弥生会計のローマ字入力方法が非効率なだけかもしれませんが、やはり、勘定科目の入力は、勘定科目名称と1対1で紐づく「3桁の数字科目コード」で入力するのが一番効率的だと思います。

まずは、よく使う勘定科目だけを科目コードで入力する

数字科目コードでの入力方法がもっとも早いにもかかわらず、ローマ字入力や選択窓から入力する方法で入力している人が多いのは、やはり数字科目コードを覚えるのが面倒というのがあると思います。確かに、資産、負債、収益、費用のすべての項目を覚えるとなると、少なくとも20個以上の数字科目コードを覚える必要があります。これはなかなか大変なことかもしれません。考えるだけで挫折しそうです。

なので、まずはよく使う5〜10つくらいの勘定科目から覚えることを始めてはいかがでしょうか。それ以外の勘定科目は、覚えるまでは他の方法、例えば弥生会計の場合では、選択窓から入力するなどの方法で入力することになります。何事も一度にやろうとすると、無理が出て、嫌になってしまうか挫折する可能性が高くなります。少しずつなら、そのようなことになる可能性は低いかもしれません。

まとめ

パソコンでもエクセルなどのソフトでも効率的に使うにはショートカットという便利な機能があります。会計ソフトでは、そのショートカット機能が、数字科目コードなのです。なので、勘定科目入力を高速入力するのに最も適した方法は、数字の科目コードで入力する方法だと思います。

最初、覚えるのが大変かもしれませんが、是非、勘定科目コードを覚えて、その科目コードで入力する方法で入力作業をしてほしいと思います。これは、インストール型の会計ソフトだけではなく、MFクラウド会計などのクラウド会計などでも数字科目コード入力が功を奏します。なぜなら、それが最も早く、楽に、会計ソフトの入力する方法だからです。