Googleスプレッドシートで給与情報を顧問先と共有する方法

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税理士業務は日々顧問先と何らかのやり取りをしています。
もろもろの連絡事項や確認事項等など。その際、単に「連絡の為だけにメールを送る」ということが無駄に思えて仕方がなかったのです。できるだけ「連絡なしにそれを確認できる」に越したことはないと思っています。しかし、ITを使えばそれも簡単に解決できることが多いのです。顧問先とのコミュニケーションは密に、コミュニケーションコストはできるだけゼロにしていきたいと日々試行錯誤しています。

本日のエントリーでは、顧問先との給与情報のやり取りについて書いていきたいと思います。

顧問先によっては、当事務所で給与計算をしているところがあります。毎月、顧問先から従業員の給与情報がエクセルファイルとして25日くらいにメールで送られてきていました。そして、当事務所はそのエクセルファイルを見て、給与ソフトに入力して、源泉所得税などの情報をお渡ししていました。しかし、この一連の連絡作業というコミュニケーションコストをなくして自動化できないかと検討していたところ、Googleスプレッドシートにその機能があることが分かりました。それ以降は、顧問先がGoogleスプレッドシートに給与情報を入力すると当事務所にGoogleから自動配信メールでその旨が送られてくるようになりました。

【STEP1】まず最初に顧問先とスプレッドシートを共有する設定をします。メニューのファイルから共有を選択します。

【STEP2】共有したいユーザーのメールアドレスを入力します。顧問先もGoogleのアカウントが持っている必要があります。

【STEP3】正しく共有されると、共有マークがつきます。

【STEP4】スプレッドシートに戻り、メニューのツールから通知ルールを選択します。

【STEP5】図のようにチェックを入れます。

【STEP6】顧問先がスプレッドシートに給与情報などを入力すると、私のメールアドレス宛に変更した旨の通知がGoogleから自動で配信されます。これで、「顧問先が給与情報を入力してくれたんだな」と分かります。顧問先にとっても、都度「入力しました。」だけのメールを私に送らなくて済むようになりました。

今回は給与情報で解説しましたが、当事務所では、現金出納帳などにも利用しています。


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