ハンディスキャナが税理士業務に役立つ理由




税理士が顧問先を訪問した際に、必ず行う業務のひとつに会計処理が適正であるかどうかを確認することに関連して、原始資料の確認とその回収業務があるかと思います。

特に税理士事務所で入力をしている場合は、足りない資料の回収であったり、また、要確認事項については、その根拠となる資料を確認する必要があります。そして、それらいずれの場合においても、その場で確認するだけではなく、税理士事務所にもその資料を保管しておきたいですね。

資料を事務所に持ち帰る場合は、わざわざ資料を預かって、後日郵送で返却する場合もあるかもしれませんが、通常は、面倒でそのような方法はとらないかと思います。通常は、その場でお客様にコピーを頼むか、「あとでメールかFAXで送ってください。」という方法ではないでしょうか。

しかし、コピーを頼むのも1枚なら問題ないですが、10枚位になると申し訳ない気持ちになることがあります。また、あとで送ってと言っても、お客様が忘れることがあるかもしれません。数日が経過してから、そういえば依頼した資料がまだ来ないなと気付くこともあります。

できれば、必要な資料は何らかの方法でその場で手元に収めておきたいですね。

最近では、iphoneなどのスマフォアプリで該当資料を撮影して、スマフォに保存し、あとから自分で、事務所アドレスに送る方法もあるかもしれません。しかし、この方法では、お客様の立場からすれば、なんとも微妙な感じがするかもしれません。いくらセキュリティに気を使っていると言っても、icloudで共有していると他のデバイスにも保管される可能性があるかもしれません。また、(おそらく税理士がプライベートでも使っているであろう)iphoneに自社の機密情報である原始資料が混じることに対して、少なからず気持ちの悪さもあるかもしれません。

そこで、弊事務所では、ハンディスキャナを使っています。ハンディスキャナなら、お客様に仕事専用とご説明することにより、プライベートで使っていない事を説明できるので説得力があり安心していただけます。
スキャナーにはいろいろなタイプがあり、いわゆる「モバイルスキャナ」といわれるものは、スキャナ本体に領収書などの原始資料を送り込ませる必要があります。その場合、ファリングされている資料は、ファイルから外さなければならないという手間があります。穴あけファイル等の場合は、非常に面倒です。一方、ハンディスキャナの場合は、ファイルに閉じたままその資料をスキャンすることができます。ハンディスキャナを使えばかなり訪問時の業務を効率的に行うことができるのではないでしょうか。

ハンディスキャナを使う際に気をつけたい点として、電池の消耗が早いということです。なので、充電池をセットで購入しておくことをオススメします。
弊事務所では、こちらのハンディスキャナを使っていますが、他のメーカーでもいろいろとあるようです。